Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicebereich (w/m/d)

Die Direktion Dortmund sucht für den Bundesforstbetrieb Rhein‑Weser am Arbeitsort Münster zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicebereich (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist das zentrale Immobilien­unternehmen des Bundes. Aufgabenschwerpunkte sind das einheitliche Immobilien­management, die Immobilien­verwaltung und der Immobilienverkauf sowie die forst- und naturschutz­fachliche Betreuung der Geländeliegenschaften. Bundesweit arbeiten rund 7.000 Beschäftigte für die BImA, verteilt auf die Zentrale – mit Hauptsitz in Bonn – und neun Direktionen sowie auf mehr als 120 Standorte. Innerhalb der Bundesanstalt für Immobilien­aufgaben verantwortet der Geschäftsbereich Bundesforst bundesweit das Gelände­management für die Wald- und Offenland­flächen des Bundes. Als ressort­übergreifender Dienstleister agiert der Bundesforst auch als Fachberater für die zuständigen Institutionen.

Mitarbeit Fuhrpark­verwaltung

• Pflege der Dkfz-Daten/​​Equipment in SAP
• Prüfung der Fahrtenbücher und Betriebsstoff­rechnungen (inhaltliche und rechnerische Richtigkeit) einschließlich Rechnungs­vorerfassung (SAP)
• Erstellung von Unfallmeldungen in SAP
• Terminabstimmung mit den Kfz-technischen Beamten und Fahrzeug­führern (HU, ZU, Einzelfälle)
• Mitwirkung und Weitergabe von Bearbeitungs­vorgängen an das Kompetenz­zentrum Erfurt – Dkfz
• Mitarbeit bei der Beantwortung allgemeiner Rückfragen der lokalen (Vertrags‑)Werkstätten
• Weitergabe von Unterlagen zur Regressprüfung an die Hauptstelle OP
• Erstellung von Reparatur- und Wartungs­aufträgen
• Mitwirkung bei der jährlichen Belehrung und Führerschein­kontrolle
• Führen von Statistiken/​Listen, Verwalten von Tankkarten
• Ermittlung und Einforderung der Kosten für privat gefahrene Kilometer sowie Weitergabe an abrechnende Stelle
• Vorbereitung der Beschaffung von Dkfz und Anhänger gem. Rahmen­verträgen
• An- und Abmelden der Fahrzeuge
• Übergabe von Unterlagen für die Verwertung von Dkfz, einschließlich Abwicklung der Übergabe

Allgemeine Bürotätigkeiten

• Erstellen von Schreiben
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten
• Posteingang/​​‑ausgang; einschl. E‑Mail-Poststelle
• Registratur, Aktenführung/​​Ablage, Büromaterial
• Ausgabe von Kleinzahlungs­quittungs­blöcken (Barverkauf)
• Führen von Listen, Statistiken, einschl. Urlaubs- und Abwesenheits­nachweis
• Vorbereitung von Besprechungen
• Reisestelle des BFB, soweit nicht Service-Center zuständig

Mitarbeit im Rechnungswesen

Rechnungserstellung über IT‑Fachverfahren (Forst) einschließlich Abrechnung der Gutachter­leistungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Grundlagen UStG

a) debitorisches Rechnungs­wesen

• • Überwachung und Weiterbearbeitung von Zahlungs­eingängen im IT‑Fachverfahren
  • Bearbeitung offener Postenlisten
  • Formelle Vorbereitung des gerichtlichen Mahnverfahrens sowie Berechnung von Zinsen und Zinszeiträumen

b) kreditorisches Rechnungs­wesen

• • Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege bzw. Vorerfassung in SAP

c) Inventur

• • Inventarisierung von beweglichen Gegenständen
  • Führen und Abgleich der Inventurlisten zur Stichtags­inventur

Mitarbeit Beschaffung/​​Vergabewesen, u. a.

• Auslösung von Bestellungen und Erfassung des Wareneingangs über SRM, Bearbeitung und Koordination von Reklamationen und Retouren
• Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege
• Bedarfsabfrage und Abruf aus Rahmenvertrag
• Ausgabe der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA)
• Führen von Statistiken/​​Listen

Qualifikation:

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf

Fachkompetenzen:

• Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen und Verordnungen sowie der einschlägigen Arbeits­grundlagen, Dienstvorschriften und Geschäfts­anweisungen für den Aufgaben­bereich (z. B. BGB, BHO, DKfz-Richtlinie, Inventur­richtlinie; VOL/B, UVgO, VGV)
• Kenntnisse der Grundsatz­regelungen
• Haushalts- und Finanzwesen der Sparte Bundesforst
• Kenntnisse des Buchungsplans Bundesforst
• Kenntnisse der forstlichen IT‑Fachverfahren von Vorteil
• Gute Anwenderkenntnisse im Bereich von IT‑Standard­anwendungen (Microsoft Office) sowie bei der Nutzung des Internets
• Kenntnisse in der fachspezifischen Software DIFO sowie SAP BALIMA bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weiteres:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• Kunden‑​/Adressaten­orientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
• Fahrerlaubnis Klasse B und die Bereitschaft zum Führen von Dienstkraft­fahrzeugen
• Bereitschaft zur Teilnahme an ggf. mehrtägigen Schulungen und Dienstreisen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• Betriebliche Alters­versorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket

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