Verwaltungskraft / Assistenz (w/m/d)

Im Bischöflichen Generalvikariat Münster in der Stabsstelle 010 - Strategisches Management - suchen wir Sie ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt als

Verwaltungskraft/Assistenz (w/m/d)

mit einem Beschäftigungsumfang von 100 %, das sind zzt. 39 Stunden/Woche. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Eine Besetzung in Teilzeit ist möglich. Die Stelle umfasst zu 50 % Tätigkeiten für die Stabsstelle 010 - Strategisches Management - und zu 50 % für das zugeordnete Sachgebiet 011 - Büro Bischof.

Die Stabsstelle 010 - Strategisches Management - unterstützt den Bischof und den Generalvikar in allen strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie steuert und koordiniert dabei übergreifende Entscheidungs-, Kommunikations- und Entwicklungsprozesse auf Bistumsebene und gewährleistet eine effiziente und wirkungsorientierte Zusammenarbeit innerhalb der Leitungskonferenz (LeiKo) sowie mit weiteren Leitungsorganen des Bistums.

• Sie strukturieren und konsolidieren Informationen aus Fachabteilungen und bereiten diese auf.
• Sie holen Rückmeldungen aus Fachabteilungen ein und konsolidieren diese zentral.
• Sie stellen Informationsflüsse zwischen Leitungsebenen sicher und koordinieren diese.
• Sie koordinieren die Sitzungen der Leitungskonferenz (LeiKo) und bereiten diese nach.
• Sie erstellen für die Sitzungen Maßnahmenlisten und halten den Umsetzungsstatus über Soll-Ist-Abgleiche regelmäßig nach.
• Sie werten Projektberichte aus und erstellen zentrale Übersichten.
• Sie bereiten Managementberichte für den Bischof und den Generalvikar auf.
• Sie organisieren die Zusammenarbeiten mit externen Partnern und Institutionen.
• Sie übernehmen Sekretariatsaufgaben zur Erfüllung des Service- und Dienstleistungsauftrages für den Diözesanbischof (u. a. Beantwortung von Anfragen, Empfang von Gästen, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Erledigung des Schriftverkehrs, Verwaltung von Büromaterial, Aktenführung, Kalenderführung und Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen, Sitzungsvorbereitung, Erstellung von Statistiken).
• Sie organisieren Veranstaltungen, Termine, Tagungen und Konferenzen.
• Sie erledigen Haushalts- und Kassengeschäfte für den Diözesanbischof.

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten/zum Verwaltungsfachangestellten (Verwaltungslehrgang I) oder zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation.
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich - idealerweise im kirchlichen Kontext.
• Sie zeigen ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsgeschick, Empathie und Diskretion.
• Sie sind teamfähig, zuverlässig und leistungsbereit.
• Sie können Informationen strukturiert aufbereiten und komplexe Abläufe koordinieren.
• Sie zeichnen sich aus durch Organisationsgeschick und selbstständiges Arbeiten aus.
• Sie verfügen über Kenntnisse im Haushalts- und Kassenwesen.
• Die MS-Office-Produkte Excel, Word, Outlook und PowerPoint sind Ihnen geläufig.
• Sie verfügen idealerweise über Fachkenntnisse im Dokumentenmanagementsystem VIS.

• Eine Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung.
• Uns ist ein wertschätzendes Arbeitsumfeld wichtig.
• Sie erwartet eine vielseitige, interessante, gestaltbare und verantwortungsvolle Tätigkeit.
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Homeoffice.
• Sie können ein JobTicket (inkl. Zuschuss des Arbeitgebers), ein Jobrad, das Firmenfitness-Programm „Hansefit“ sowie ein Lebensarbeitszeitkonto nutzen.
• Wir bieten eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge durch die kirchliche Zusatzversorgungskasse in Köln (KZVK) sowie die Möglichkeit zum Abschluss einer Brutto-Entgeltumwandlung bei der KZVK oder bei den Versicherern im Raum der Kirchen.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns sehr wichtig.
• Unser Gesundheitsmanagement umfasst u. a. Grippeschutzimpfung, Brillenzuschuss Bildschirmarbeitsplatz, Gesundheitstag, Betriebssport.
• Sie können an verschiedenen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen.

STBL1_DE