Persönliche Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsführung

KOENEN BAUANWÄLTE ist eine bundesweit tätige, spezialisierte Baurechtskanzlei mit Standorten in Münster, Essen, Bielefeld und Hannover. Wir arbeiten mit hoher Geschwindigkeit, digitaler Exzellenz und einem klaren Ziel: Recht zugänglich machen – für die Bauwelt und darüber hinaus. Innovation, Verlässlichkeit und Teamgeist prägen unsere Kultur.

Ihre Aufgaben – anspruchsvoll, vielseitig, verantwortungsvoll

Sie unterstützen Prof. Dr. Andreas Koenen persönlich in der täglichen Organisation seines sehr dynamischen Arbeitsalltags. Ihre Aufgabe: Alles so vorbereiten und koordinieren, dass der Tag gelingt – für Mandanten, für das Team und für den Chef selbst.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Terminorganisation für Mandate, Besprechungen, Vorlesungen, Fortbildungen, Gerichtsverhandlungen und Netzwerkveranstaltungen,
• Planung, Koordination und Abstimmung von Terminen mit internen und externen Beteiligten (z. B. Anwält:innen, Gerichten, Mandant:innen, Netzwerkpartner:innen),
• Vorbereitung der Termine: Unterlagen, Teilnehmerlisten, Ortsinformationen, Kontaktpflege,
• Organisation von Anreise, Transfer, Übernachtungen und sonstiger Logistik (inkl. Koordination mit dem Fahrer),
• Vorausschauende Planung unter Berücksichtigung von Anfahrtswegen, realistischen Zeitfenstern und gesundheitsschonender Taktung,
• Nutzung und Verknüpfung verschiedener Programme und Systeme (u. a. Outlook, Access, ELO, Atlassian),
• Überwachung von Fristen, Aufgabenständen und Zuarbeiten im Team,
• Organisation und Abstimmung von Werkstattterminen, Fahrzeugverfügbarkeit etc.,
• Eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stellen.

Was Sie mitbringen

• Berufserfahrung in Assistenz, Organisation oder Projektkoordination – ideal im rechtlichen, unternehmerischen oder wissenschaftlichen Kontext,
• Exzellentes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent,
• Digitale Kompetenz – sicherer Umgang mit MS Outlook, Datenbanken, DMS-Systemen und idealerweise Atlassian-Tools,
• Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte, mitdenkende Arbeitsweise,
• Belastbarkeit und Ruhe – auch bei komplexen Terminlagen,
• Bereitschaft, in einem ambitionierten Umfeld mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen.

Was wir bieten

Ein sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in einer dynamischen Kanzlei

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung,
• Eine zentrale Rolle in der Weiterentwicklung unserer Strukturen,
• Kollegiales Team, klare Kommunikation und hohe Wertschätzung,
• Attraktives Gehalt, moderne Arbeitsmittel, digitale Prozesse,
• Arbeitsort: Münster (Essen, Bielefeld, Hannover) (Reisetätigkeit nicht erforderlich).