Executive Assistant (all genders)

Du willst nicht nur Kalender koordinieren - du willst wirklich mitdenken, vorausschauen und dafür sorgen, dass eine ganze Führungsebene reibungslos funktioniert. Bei clockin bekommst du genau das: direkte Zusammenarbeit mit dem CEO, echter Gestaltungsspielraum und ein Team, das Tempo mag.

Wir sind rund 70 Menschen, wachsen weiter und digitalisieren das Workforce-Management für Unternehmen mit Deskless Workers. Kein Konzern, keine Endlosbürokratie - dafür viel Eigenverantwortung und Aufgaben, die sich jeden Tag ein bisschen anders anfühlen.

Deine Aufgaben

• Du hältst unserem CEO operativ den Rücken frei, damit er sich auf Strategie, Produkt und Wachstum konzentrieren kann. Dabei bereitest du Meetings vor und nach, erstellst Briefings, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung.

• Du steuerst den CEO-Kalender eigenständig, priorisierst Termine und sorgst für eine optimale Zeitplanung.

• Du sichtest, priorisierst und bearbeitest CEO-E-Mails, beantwortest viele Themen eigenständig und leitest nur wirklich relevante Entscheidungen weiter.

• Du koordinierst Board- und Investorentermine professionell und zuverlässig.

• Du identifizierst wiederkehrende Aufgaben und entwickelst eigenständig skalierbare Prozesse und Standards. Dabei baust du Automatisierungs- und KI-Workflows auf, die den CEO nachhaltig entlasten.

• Du setzt KI-gestützte Meeting-Transkriptionen und Zusammenfassungen ein und stellst sicher, dass relevante Entscheidungen und To-dos dokumentiert und nachverfolgt werden.

• Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Buchung, Planung und Reisekostenabrechnung.

• Du unterstützt bei Rechnungsfreigaben, Bestellungen und administrativen Geschäftsprozessen.

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle mit direkter Unterstützung von Führungskräften

• Erfahrung in der Arbeit mit mehreren Stakeholdern auf Management- oder C-Level-Ebene

• Sehr gute Kenntnisse in Google Workspace sowie einen sicheren Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift. Dies ist für die Rolle zwingend erforderlich.

• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein ausgeprägtes Verständnis für Diskretion und Professionalität

• Idealerweise erste Erfahrung mit Rechnungsfreigaben, Reisemanagement, Vertragsverwaltung oder ähnlichen administrativen Geschäftsprozessen

Darüber hinaus überzeugst du uns mit

• Einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und dem Anspruch, Themen eigenständig voranzutreiben

• Der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten

• Einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise

• Dem Wunsch, in einem schnell wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen und Strukturen aktiv mitzugestalten

• Einer hohen Affinität für KI-Tools und Automatisierung. Du nutzt bereits Anwendungen wie ChatGPT, Claude oder Gemini in deinem Arbeitsalltag und erkennst Potenziale, Prozesse effizienter zu gestalten.

• Einem hohen Maß an Eigeninitiative, Verlässlichkeit und unternehmerischem Denken

Unsere Benefits

• Unbefristete Festanstellung

• Home-Office Möglichkeit, flexible Arbeitszeiten

• Betriebliche Altersvorsorge

• Modernste Ausstattung (MacBook, Google) und höhenverstellbare Tische

• Strukuriertes Onboarding inkl. Buddy

• Dienstrad

• Prepaid Gutscheinkarte

• EGYM Wellpass

• Corporate Benefits

• Weiterbildungsangebote

• Kostenlose Getränke und Snacks

• Kostenlose Parkplätze

• Regelmäßige Teamevents (Teamfrühstück, Weihnachts- und Sommerfeiern, monatliche clockin Events)