Biobank - Pre Clinical Research Assistant (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung

Bei QIMA haben wir das Ziel, unsere Kunden dabei zu unterstützen, Produkte zu entwickeln, denen Menschen vertrauen können. Weltweit begleiten wir Unternehmen aus den Bereichen Konsumgüter, Lebensmittel und Life Sciences auf dem Weg zu hoher Qualität und verlässlichen Standards.

QIMA Life Sciences ist ein führender Partner in der Auftragsforschung für die Kosmetik-, Dermatologie-, Pharma- und Biotech-Branche. Mit wissenschaftlicher Expertise, Wirksamkeitsprüfungen und klinischer Unterstützung begleiten wir unsere Kunden in allen Phasen der Produktentwicklung.

An unserem Standort in Münster ( QIMA Monasterium ) verbinden wir wissenschaftliche Exzellenz mit Sorgfalt, Teamarbeit und dem Anspruch, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zur Verstärkung unseres internationalen Teams suchen wir eine:n engagierte Pre Clinical Research Assistant . Idealerweise kann die Position ab September 2026 besetzt werden.

Stellenbeschreibung

Du behältst gerne den Überblick, arbeitest strukturiert und hast Freude daran, mit Menschen zu kommunizieren und Abläufe zuverlässig zu koordinieren? Dann könnte diese Position gut zu dir passen. 

In dieser Rolle unterstützt du unser operatives Team bei der Gewinnung und Betreuung von Proband:innen/Patient:innen, der Termin‑ und Prozesskoordination sowie bei der organisatorischen Abwicklung rund um unsere Biobank. 

Biobank bedeutet bei uns: eine strukturierte Sammlung von humanen Haut-/Gewebeproben und zugehörigen (pseudonymisierten) Basisdaten für wissenschaftliche Projekte.

Die Rolle verbindet organisatorisches Arbeiten, verlässliche Dokumentation und die Kommunikation mit Patient:innen, Ärzt:innen, Praxen und Kliniken. Gleichzeitig arbeitest du eng mit Kolleg:innen aus allen Bereichen zusammen und trägst dazu bei, dass unsere Abläufe sauber, effizient und serviceorientiert umgesetzt werden. 

Die Position ist zunächst als  Elternzeitvertretung  vorgesehen. Je nach weiterer Entwicklung und betrieblichem Bedarf ist eine Verlängerung bzw. Weiterbeschäftigung möglich. Gleichzeitig suchen wir vor allem eine Person, die mit ihrer Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Teamorientierung gut zu uns passt. 

Deine Aufgaben

• Aktive Ansprache und Betreuung von Patient:innen/Proband:innen für wissenschaftliche Projekte und die Biobank (v. a. telefonisch und per E‑Mail) 

• Terminmanagement und Abstimmung mit Kooperationspartnern (Praxen/Studienzentren/Kliniken) 

• Organisation von Abholungen und Versand (Kurierbuchungen, Nachverfolgung, Abstimmung mit internen Schnittstellen) 

• Unterstützung bei Probenlogistik und vorbereitendem Probenhandling nach SOPs (z. B. Annahme, Kennzeichnung, einfache Verarbeitungsschritte; keine diagnostische Tätigkeit) 

• Pflege und Nachverfolgung von Unterlagen/Listen (z. B. Terminstatus, Probenstatus) gemäß internen Vorgaben 

• Zusammenarbeit mit Lab Management, wissenschaftlichem Personal und externen Partnern zur Sicherstellung sauberer Abläufe und Dokumentation 

• Vor‑Ort‑Unterstützung bei Kooperationspartnern (ca. 1–2× pro Monat im Umkreis von bis zu 100 km) 

• Unterstützung bei der organisatorischen Begleitung von Probenentnahmen vor Ort in Abstimmung mit ärztlichem Personal, einschließlich Übernahme, Kennzeichnung, Dokumentation und Transport der Proben ins Labor 

• Kommunikation und Koordination mit Ärzt:innen, Praxen und Kliniken sowie Unterstützung beim Ausbau unseres Kooperationsnetzwerks (z. B. Recherche geeigneter Partner, Erstkontakt nach Vorlage, Dokumentation von Rückmeldungen und Follow‑up) 

Qualifikationen

Dein Profil

• Hintergrund im medizinischen, naturwissenschaftlichen oder gesundheitsnahen Bereich, z. B. MFA, MTA, BTA, B. Sc. (Biologie, Biomedizin) oder eine vergleichbare Qualifikation 

• Erste relevante Berufserfahrung im Patient:innen-/Probandenkontakt, in der Koordination, in Studienzentren, Praxen, Kliniken oder einem vergleichbaren Umfeld ist willkommen 

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise – kombiniert mit Verantwortungsbewusstsein und freundlicher, serviceorientierter Kommunikation 

• Du arbeitest gerne mit Menschen, bleibst auch bei mehreren parallelen Themen gut organisiert und behältst den Überblick 

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch für die interne Zusammenarbeit (Unternehmenssprache ist Englisch) 

• Führerschein Klasse B (für gelegentliche Vor‑Ort‑Termine im Umkreis), PKW wird gestellt 

• Bereitschaft zu gelegentlichen Terminen außerhalb der Kernarbeitszeit (z. B. telefonische Erreichbarkeit am frühen Abend nach Absprache)

Zusätzliche Informationen

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Rolle mit viel Koordination, Kommunikation und Schnittstellenarbeit in einem wissenschaftlichen Umfeld

• Ein kollegiales, internationales Team mit flachen Hierarchien und offener Arbeitsatmosphäre

• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Team-/Projektanforderungen (Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten)

• Fortschrittliche Laborausstattung und digitale Tools an einem modernen Arbeitsplatz

• Eine Unternehmenskultur, die Respekt, Vielfalt und soziale Verantwortung wertschätzt

• Eine zunächst befristete Position als Elternzeitvertretung mit möglicher Verlängerung bzw. Weiterbeschäftigung je nach betrieblichem Bedarf und weiterer Planung

• Betriebliche Altersvorsorge

• Zusätzliche Benefits: Unternehmensbonus sowie Zugang zu Corporate Benefits (Mitarbeitendenrabatte bei zahlreichen Anbietern)