Mitarbeiter*in in der Institutsverwaltung

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

Am Romanischen Seminar der Universität Münster ist zum 01.08.2026 die Stelle als

Mitarbeiter*in in der Institutsverwaltung

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Teilzeitstelle mit 75 % der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (entspricht zzt. 29 Stunden 52 Minuten wöchentlich). Die Stelle ist der Geschäftsführung (50 %) und der Abteilung Italienische Literaturwissenschaft (25 %) zugeordnet. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L möglich.

Ihre Aufgaben:

• In der Geschäftsführung des Romanischen Seminars sind Sie für die Finanzverwaltung zuständig, insbesondere für die eigenständige
  • Überwachung und Kontrolle der Buchungen (auch Umbuchungen) auf den Haushaltskonten in SAP und regelmäßige Mitteilung des aktuellen Budgets an die Abteilungssekretariate,
  • Verwaltung der Sondermittel (LABG, QVM etc.) anhand von Excel-Tabellen,
  • Überwachung und Kontrolle der Hilfskraftgehälter in SAP,
  • Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP,
  • Erstellung des Jahresabschlusses, jährliche Verteilung und Zuweisung der neuen Haushaltsmittel.
• In der Abteilung Italienische Literaturwissenschaft sind Sie für Sekretariatstätigkeiten zuständig, insbesondere:
  • Korrespondenz,
  • Postbearbeitung,
  • Aktenführung,
  • Unterstützung bei der Pflege der Homepage,
  • Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses für die Abteilung einschließlich Anlage von Lehrveranstaltungen und Prüfungen in CMS und HISLSF,
  • Überwachung des Sachmittel der Abteilung,
  • Bestellungen sowie Bearbeitung von Rechnungen und Auslagenerstattungen über SAP.

Unsere Erwartungen:

Vorausgesetzt werden

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Hochschulbereich,
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• Kenntnisse im Umgang mit SAP oder die Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungsmaßnahmen,
• ein versierterer Umgang mit Microsoft Office Produkten, insbesondere Word und Excel,
• Selbstständigkeit, gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit.

Englischkenntnisse sowie die Kenntnis romanischer Sprachen, insbesondere des Italienischen, sind von Vorteil, aber keine Einstellungsvoraussetzung.

Ihr Gewinn:

Ihr Arbeitsvertrag: Wir möchten langfristig mit Ihnen zusammenarbeiten; Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsplatz und profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge ( VBL ), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Onboarding: Unser Team erleichtert Ihnen den Einstieg bei uns mit einer individuellen Einarbeitung. Dazu gehört auch die Möglichkeit, das Fort- und Weiterbildungsangebot intensiv und bedarfsgerecht zu nutzen.

Ihr Arbeitsplatz: Sie erwartet ein interessantes, wertschätzendes und respektvolles Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben im Herzen von Münster.

Ihre Gesundheit: Unser betriebliches Gesundheitsmanagement sowie das umfangreiche Sportangebot unseres Hochschulsports unterstützen Sie dabei, fit zu bleiben. Auch unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bei Fragen vorab zur Tätigkeit im Bereich der Geschäftsführung kontaktieren Sie gerne Frau Prof. Dr. Christina Ossenkop (0251/83-24525, [email protected]) , bei Fragen zur Tätigkeit im Bereich der Abteilung Italienische Literaturwissenschaft Herrn Prof. Dr. Tobias Leuker (0251/83-21189, [email protected] ).

Haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 05.07.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 2609037