Sekretariat Abteilungsleitung Schule, Kultur, Sport

Die Bezirksregierung Münster sucht

zum 01.06.2026 unbefristet

eine Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter (m/w/d)

für das Sekretariat

der Abteilungsleitung

mit den Fachbereichen Schule, Kultur, Sport

Als Sekretär/-in der Leitung der Abteilung Schule, Kultur, Sport sind Sie die erste Anlaufstation für Anfragen und repräsentieren die Abteilung in der Kommunikation unter anderem mit Beschäftigten des Hauses, der Behördenleitung, den Interessenvertretungen, Ministerien, externen Besuchern und anderen Behörden. In herausfordernden Situationen behalten Sie den Überblick und können flexibel auf kurzfristige Änderungen reagieren. Sie sind im stetigen Austausch mit der Abteilungsleitung und stimmen sich mit ihr ab. Dabei erhalten Sie Einblicke in den Aufbau und die vielfältigen Themengebiete der Bezirksregierung als Mittelbehörde.

Sie arbeiten gerne selbständig und für Sie sind Zuverlässigkeit und Diskretion entscheidende Werte? Außerdem können Sie gut über den Tellerrand schauen und sich aktiv Menschen und neuen Themen zuwenden. Dann unterstützen Sie die Abteilungsleitung Schule, Kultur, Sport im  Sekretariat der Abteilungsleitung.

Das sind Ihre Aufgaben:

Die Abteilung 4 der Bezirksregierung Münster umfasst 9 Dezernate mit einer breiten Aufgabenpalette aus dem Schul-, Kultur- und Sportbereich. Dementsprechend vielfältig sind die Kommunikations- und Koordinationsaufgaben. Ihre Tätigkeit umfasst alle administrativen und bürobezogenen Aufgaben des Sekretariats, insbesondere als Drehscheibe für Information und Kommunikation nach innen und außen, bei der Terminkoordination, bei der Organisation von Besprechungen in Präsenz, per Video oder per Dienstreise, bei der vorbereitenden Recherche für Korrespondenz und Telefonate. Ihnen obliegen die Fristenüberwachung und Datenbankpflege sowie die eigenständige Vor- und Nachbereitung von Terminen. Hinzu kommen mitunter administrative Tätigkeiten und Unterstützungsarbeiten für einzelne Dezernate/ Aufgabenbereiche.

Das bringen Sie mit:

• eine verwaltungs- oder büroorganisationsbezogene Berufsausbildung.
• eine langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich einer Führungskraft, bevorzugt bei einer größeren Behörde im öffentlichen Dienst.
• ein jederzeit angemessenes und freundliches Auftreten gegenüber jedermann.
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationskompetenz, Kooperations- und Integrationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, im Team zu arbeiten.
• Freude an der Planung und Durchführung von Terminen und Veranstaltungen.
• die Fähigkeit, sich schnell in neue Sachgebiete einzuarbeiten sowie einen kundenorientierten und eigenständigen Arbeitsstil.
• ein besonderes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit.
• einen routinierten Umgang mit gängigen Office-Programmen wie Outlook, Excel und Word.

Wir erwarten, dass Sie mit der Abteilungsleitung vertrauensvoll zusammenarbeiten und sich hinsichtlich der konkreten Aufgaben und der Arbeitszeiten verständigen. Aufgrund der zentralen Kommunikations- und Anlaufstelle in der Abteilung eignet sich die Tätigkeit grundsätzlich nicht für mobiles Arbeiten/ Homeoffice.

Sind Sie bereit, sich mit Kompetenz und Engagement für die öffentliche Verwaltung einzusetzen? Dann bewerben Sie sich bis zum 01.03.2026 per E-Mail an [email protected] . Bitte fassen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich des Bewerbungsschreibens in chronologischer Reihenfolge in einer PDF-Datei zusammen.

Ihre Fragen zur konkreten Tätigkeit/ der Aufgabe beantwortet Ihnen:

Matthias Schmied aus dem Fachdezernat, Tel. 0251 411-4102

oder per Mail an [email protected]

Sie möchten etwas zum Bewerbungsverfahren oder zu den Eckdaten der Einstellung wissen?

Wenden Sie sich an Franz Kleinhaus aus dem Personaldezernat, Tel. 0251 411-3722

oder per Mail an [email protected]

Den vollständigen Ausschreibungstext finden Sie auf unserer Homepage unter