Mitarbeiter*in Büromanagement im Rektorat

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

In der Zentralen Verwaltung der Universität Münster ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Mitarbeiter*in Büromanagement im Rektorat

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich.

Sie sind eine kommunikationsstarke und organisierte Persönlichkeit und arbeiten gerne im Team? Im Zuge der Reorganisation des Rektoratsbüros suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die das Rektorat der Universität Münster im Bereich Büromanagement unterstützt. Mit Organisationstalent, Sorgfalt und einem hohen Maß an Verlässlichkeit tragen Sie dazu bei, die vielfältigen Abläufe im Rektoratsbüro professionell zu begleiten.

Ihre Aufgaben:

Im Rektoratsbüro übernehmen Sie vielfältige Sekretariats- und Organisationstätigkeiten:

• Sie bereiten Termine und Gremiensitzungen des Rektorats vor und nach, organisieren diese und koordinieren die damit verbundenen Abläufe.
• Sie betreuen die Funktionsadressen des Rektorats in deutscher und englischer Sprache in MS Outlook und bearbeiten, sortieren sowie stimmen eingehende Post und den E-Mail-Verkehr ab.
• Sie übernehmen die Ablage, Registratur und Archivierung von Dokumenten, die Beschaffung über SAP sowie die Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Sie betreuen in- und ausländische Gäste des Rektorats.
• Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen des Rektorats.

Unsere Erwartungen:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats-, Büro- oder Verwaltungsbereich bzw. über gleichwertige Qualifikationen.
• Sie haben gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich ist von Vorteil.
• Idealerweise haben Sie bereits im Hochschulkontext gearbeitet und kennen die Strukturen einer Universität.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, eine selbstständige und engagierte Arbeitsweise sowie ein ausgezeichnetes Organisationsvermögen aus.
• Sie gehen sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook) um; SAP-Kenntnisse sind wünschenswert.
• Sie handeln absolut zuverlässig, loyal und diskret.

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge ( VBL ), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesem Video .

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihr Interesse ist geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 12.07.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:
Heide Hildebrandt Dezernat 3.5 - Personalentwicklung Tel.: 0251 – 83 21592

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 26940011