Büromanager*in / Officemanagement / Fremdsprachensekretär*in

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

In der Dekanatsverwaltung im Fachbereich Biologie der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Büromanager*in / Officemanagement / Fremdsprachensekretär*in

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Stelle mit 30 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 7 TV-L möglich.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung in der Dekanatsverwaltung durch Sekretariatsarbeiten wie eigenständige auch internationale Korrespondenz, Abwicklung des Bestellwesens und der Rechnungsbearbeitung in SAP, allgemeine Büroorganisation.
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Personal- und Finanzangelegenheiten wie Prämien- und Leistungszulagen am Fachbereich Biologie und Begleitung der administrativen Aufgaben der Großgeräteverfahren.
• Unterstützung in der Fachbereichskoordination, insbesondere bei der Gremienbetreuung der am Fachbereich tätigen Gremien, Vor- und Nachbereitung der Wahlen und Fachbereichsratssitzungen, bei internationalen Berufungsangelegenheiten für Professuren und Habilitationsverfahren und im Bereich Bau- und Flächenmanagement.
• Unterstützung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Besprechungen des Fachbereichs.
• Pflege des Internetauftritts des Fachbereichs, Verwaltung von Parkausweisen und Schlüsseln.

Unsere Erwartungen:

• Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich mit entsprechendem Nachweis der Englischkenntnisse, Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär*in oder eine gleichwertige Qualifikation. Englischsprachniveau mindestens B2 des GER.
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache wird ebenso vorausgesetzt wie der sichere Umgang mit Microsoft-Office-Produkten
• Vorkenntnisse in SAP sind wünschenswert.
• Berufserfahrung im Hochschulbereich ist von Vorteil.
• Ein gutes Zeitmanagement sowie eine ausgeprägte Selbstorganisationsfähigkeit sind von Vorteil.
• Neben guter Kommunikations- und Teamfähigkeit erwarten wir ein hohes Maß an Zuverlässigkeit in einer eigenverantwortlichen Arbeitsweise. Organisationstalent und Zielorientierung runden Ihr Profil ab.

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge ( VBL ), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesem Video .

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bei Fragen vorab kontaktieren Sie gerne Frau Driebold (0251/83 23840).

Ihr Interesse ist geweckt? Dann freune wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 06.09.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 2613038