Office Manager in Teilzeit (m/w/d)

Bei PAQATO verfolgen wir seit 2016 das Ziel, das Kundenerlebnis im After Sales im E-Commerce auf ein neues Level zu heben. Als innovatives SaaS-Unternehmen entwickeln wir eine Plattform, die Händler und Kunden auch nach dem Kauf verbindet und begeistert. Mit über neun Jahren erfolgreicher Entwicklung sind wir auf dem besten Weg, die führende After-Sales-Plattform für den Mittelstand im europäischen E-Commerce zu werden – eine Mission, die wir mit Leidenschaft und Innovationskraft vorantreiben.

Über die Rolle

Für unseren Finance-Bereich suchen wir eine zuverlässige Unterstützung im Tagesgeschäft. Der Schwerpunkt liegt auf wiederkehrenden administrativen Finance-Aufgaben (z. B. Rechnungen, Mahnwesen, Accounting-Postfach, Eingangsrechnungen) – ergänzt um ausgewählte Office-Themen, die im Arbeitsalltag anfallen.

Arbeitsmodell: Hybrid – überwiegend remote, 1 x pro Monat im Büro in Münster

Umfang: ca. 15-25 Stunden pro Monat (Minijob; alternativ Midijob bei höherem Stundenumfang möglich)

Aufgaben

Finance

• Du erstellst und versendest Rechnungen an unsere Kunden und sorgst für eine saubere Ablage und Dokumentation
• Du übernimmst das Mahnwesen und verfolgst offene Posten nach einem definierten Prozess nach
• Du bearbeitest unser Accounting-Postfach, sichtest eingehende Nachrichten, ordnest sie den richtigen Themen zu und beantwortest Rückfragen nach Vorlage oder leitest sie an die passenden Ansprechpartner weiter
• Du prüfst Eingangsrechnungen, erfasst sie und nimmst die Vorkontierung nach klaren Vorgaben vor
• Du unterstützt bei der Vorbereitung der Monatsabschlüsse, indem du Belege und relevante Informationen zusammenstellst, Übersichten pflegst und Abstimmungen vorbereitest

Office / Organisation (ergänzend)

• Du kümmerst dich um den Einkauf und die Bestellung von Arbeitsmitteln, Software-Lizenzen sowie Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Du unterstützt bei organisatorischen Teamthemen, zum Beispiel bei Terminabstimmungen oder bei der Planung kleinerer Teamevents nach Bedarf
• Du übernimmst allgemeinen Office Support, indem du Aufgaben strukturiert dokumentierst, Ablagen pflegst und kleinere administrative To-dos zuverlässig nachhältst

Qualifikation

• Du hast idealerweise erste Erfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung, Buchhaltung/Finance Operations oder im Office Management
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und zuverlässig – besonders bei Zahlen, Belegen und wiederkehrenden Prozessen
• Du gehst diskret mit sensiblen Informationen und Daten um
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Office-Tools (z. B. Google Workspace oder Microsoft 365)
• Erfahrung mit Domonda ist ein Plus, aber keine Voraussetzung – wir arbeiten dich ein

Benefits

• Hands-On Teamspirit: Unser Team besteht aus Allstars, die gemeinsam wachsen wollen - wir suchen Talente, die Themen eigenverantwortlich und selbstständig vorantreiben und dabei nie den Teamerfolg aus den Augen verlieren
• Flexible Arbeitszeiten & Arbeitsort: Ob Homeoffice oder Büro – wir finden gemeinsam das passende Arbeitsmodell (Büro Münster)
• Teamevents: Ob beim Tischtennis-Match, beim Feierabendbier oder anderen gemeinsamen Aktivitäten - der Spaß darf bei uns nicht fehlen
• Spannende Location: Am [whyit] Campus sind viele Unternehmen mit Tech-Schwerpunkt zuhause. Hier profitieren wir von Nachbarschafts-Kooperationen und vielen kreativen Köpfen
• Unsere Mission: Wir sorgen tagtäglich mit unserem Tool für eine ‘Customer Happiness’, was spürbar ist und uns noch mehr Power gibt.

Wenn du Lust hast, in einem innovativen Umfeld mitzuwirken, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres erfolgreichen Teams bei PAQATO!