Teamassistenz für das Dezernat Organisation und Transformation

42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

In der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Teamassistenz für das Dezernat Organisation und Transformation

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Teilzeitstelle (50 %). Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L möglich.

Sie arbeiten in dem spannenden Umfeld einer großen Universität mit vielfältigen Aufgabenbereichen und Zielgruppen. Das neu geschaffene Dezernat 2 – Organisation und Transformation gestaltet die strukturelle Weiterentwicklung der Zentralverwaltung der Universität Münster aktiv mit. Als Teamassistenz sind Sie eine Schlüsselrolle im Dezernat und unterstützen den Aufbau, arbeiten eng mit der Leitung zusammen und leisten mit Ihrer strukturierten, verlässlichen Arbeitsweise einen wichtigen Beitrag dazu, dass Veränderung gut organisiert, abgestimmt und nachhaltig umgesetzt werden kann. Die Position bietet die Möglichkeit, von Beginn an Teil eines neuen Gestaltungsraums zu sein und die Zukunft der Universitätsverwaltung aktiv mitzuprägen.

Ihre Aufgaben:

• Sie sind zentrale Anlaufstelle im Dezernat und sorgen für einen reibungslosen administrativen und organisatorischen Ablauf (Korrespondenz, Terminmanagement, Postbearbeitung, interne Koordination, Materialbeschaffung).
• Sie steuern das Bestellwesen sowie die Rechnungsbearbeitung, einschließlich der Abwicklung von Beschaffungsprozessen in SAP
• Sie planen, organisieren und begleiten Sitzungen und interne Meetings – von der Vorbereitung über die Protokollführung bis zur Nachbereitung.
• Sie erstellen Präsentationen und bereiten Entscheidungsgrundlagen sowie Unterlagen für die Dezernatsleitung professionell auf.
• Sie koordinieren abteilungs- und bereichsübergreifende Termine und behalten dabei stets den Überblick.
• Sie wirken aktiv bei der Budgetplanung mit und unterstützen das Dezernat im Controlling.

Unsere Erwartungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Büromanagement-Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste praktische Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich sind wünschenswert
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, Englischkenntnisse von Vorteil
• IT-Affinität, insbesondere sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, serviceorientierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Diskretion und ein ausgezeichnetes Organisationsvermögen
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
• Professioneller und freundlicher Umgang mit allen Ansprechpersonen und Kunden

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge ( VBL ), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesem Video .

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihr Interesse ist geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 08.03.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:
Lena Kamp
Dezernat 3.5 - Personalentwicklung
Tel.: 0251 – 83 24 684

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 26200011